Le choix d’un Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) est un enjeu lourd et fortement impactant pour les entreprises. Un processus de sélection complexe qui doit prendre en considération les besoins, mais aussi la culture d’entreprise de tous les acteurs impliqués. Deux professionnels du secteur, Roger Tahtah (Calexa group) et Hervé Brunner (SIRH Conseils), donnent leurs conseils pour prendre les bonnes décisions et mettre en place des outils performants et adaptés.
Pour Roger Tahtah, fondateur de Calexa group, un cabinet de conseil en RH spécialisé dans les enjeux de la transformation digitale, « la mise en œuvre (d’un projet SIRH) nécessite un temps de préparation, un temps d’animation et un temps d’évaluation ».
Les entreprises désireuses de se doter, ou de moderniser leur SIRH, doivent donc au préalable réaliser une « étude de cadrage et (une) analyse des processus », selon Hervé Brunner, du cabinet spécialisé SIRH Conseils. Ce n’est qu’après cette phase préliminaire que le choix d’un outil peut être lancé.
Un choix d’outil qui passe souvent par l’expertise de consultants extérieurs, spécialisés sur les métiers des ressources humaines et ayant une connaissance pointue du marché SIRH. Ces consultants accompagnent les entreprises dans la formalisation des besoins, qui consiste en la réalisation « d’un dossier d’appel d’offres » comprenant un questionnaire à destination des éditeurs, la présentation de l’entreprise et les caractéristiques du projet.
Un certain nombre de critères doivent être remplis pour un projet SIRH réussi. Des critères qui peuvent être résumés ainsi : « pérennité du progiciel dans le temps », « respect des choix technologiques de l’entreprise », « budget », « prise en compte de l’organisation de l’entreprise », « couverture des besoins » et « processus Ressources Humaines ».
Vient ensuite la présélection des outils parmi une première liste d’une quinzaine d’éditeurs, ce qui permet d’effectuer un premier tri à moindre coût tout en conférant « une certaine crédibilité à la démarche vis-à-vis de la direction générale, de la direction des ressources humaines, des utilisateurs de la fonction Ressources humaines et des opérationnels », explique M. Brunner.
Roger Tahtah insiste pour sa part sur le besoin d’indépendance des cabinets de conseil vis-à-vis des éditeurs. « Nous tenons à notre liberté pour bien exercer notre métier de conseil. C’est la garantie d’impartialité et d’objectivité de nos recommandations sur chacune de nos missions”, assure-t-il.
Au terme de la présélection, il est recommandé de choisir, trois éditeurs entre lesquels s’effectuera ensuite la phase de sélection à proprement parler.
Une méthodologie qui permet de structurer la démarche de transformation digitale face à un monde du SIRH souvent intimidant pour les DRH. Notamment en raison de la multiplicité des acteurs, de la dimension technologique, ou par le fait de l’hyper-spécialisation des solutions proposées, et de la problématique de l’adaptabilité des équipes face à ces nouveaux outils.
Une réalité complexe et mouvante que Roger Tahtah définit ainsi : « Les DRH endossent des responsabilités de plus en plus importantes. Leur palette de responsabilités ne cesse de s’étendre. Les DRH manquent de moyens pour accomplir cette évolution naturelle. Plus de la moitié du temps des DRH est encore aujourd’hui consacrée à des tâches administratives, même si la majorité d’entre eux sont conscients des enjeux pour leur entreprise et qu’ils se lancent dans des projets de réorganisation digitale ».